استخدام مسئول دفتر با بیمه و بیمه تکمیلی در شرکت مهندسی اوژن تدبیر پارس

مهارت های مورد نیاز

• تسلط بر نرم‌افزارهای Office (علی الخصوص ورد و اکسل)
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
• مسلط به آیین نگارش ادبی
• آشنایی با شبکه ها و رسانه های اجتماعی (از قبیل WhatsApp ،LinkedIn ،Telegram و Instagram)
• توانمندی در برنامه‌ریزی و هماهنگ سازی جلسات
• با روابط عمومی بالا و فن بیان شیوا
• داشتن توانایی مدیریت استرس در شرایط بحرانی
• داشتن توانایی مدیریت زمان
• حافظه خوب و حضور ذهن
• صبر و تحمل بالا
• رازداری در فعالیت‌های اداری
• متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
• حداقل مدرک کارشناسی در رشته های مدیریت، روابط عمومی و رشته های فناوری اطلاعات (افرادی که فارغ التحصیل گرایش های فناوری اطلاعات باشند، در اولویت می باشند.)
• با امکان اضافه کاری

وظایف و مسئولیت ها

• وظایف اصلی:
• پاسخگویی به تماس‌های دریافتی و ارجاع آن به شخص مربوطه
• ثبت شماره های دریافتی و تماس گرفته شده در دفتر تلفن و نرم افزار CRM
• تدوین و ارسال مکاتبات اداری صادره شرکت به واحدها و موسسات و ادارات مربوطه
• ثبت کلیه نامه‌های وارده و صادره شرکت در دفتر اندیکاتور و کنترل ضمائم مربوطه
• دریافت و ارسال فکس‌ها و ارجاع آن به شخص مربوطه
• کنترل روزانه ایمیل ها و سایر مبادی دریافت مکاتبات
• بایگانی مکاتبات از قبیل تشکیل پرونده، کد گذاری، طبقه بندی و نگهداری آنها
• دریافت اوراق، گزارشات و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم و به امضاء رساندن آنها
• هماهنگ کردن و پیگیری نامه‌های ارسالی تا مقصد
• نظارت بر انجام امور محوله به تحصیلدار
• دریافت و انجام کارهای روزانه
• هماهنگی تمامی برنامه‌های هیئت مدیره، تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی و ابلاغ موارد اعلام شده از هیئت مدیره به همکاران
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
• شناسایی تامین‌کنندگان حمل‌ و نقل، چاپ و غیره
• انتشار مطالب فنی و تبلیغاتی شرکت در رسانه های اجتماعی و مدیریت آنها
• هماهنگی پذیرایی و انجام تشریفات پذیرایی متناسب با مخاطب (در صورت عدم حضور نیروی خدماتی و به صورت موقت)
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق
• وظایف فرعی و عمومی:
• حضور به موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار
• حفظ و استفاده بهینه از وسایل، تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شرکت
• همکاری و کمک به سایر کارکنان در رابطه با دسترسی به اهداف مشترک سازمان و پرسنلی شرکت
• مرتب نگاه داشتن بایگانی و به روز بودن سیستم بایگانی
• داشتن روحیه مسئولیت پذیری و پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج

ساعات کاری

تسهیلات و مزایا

محل کار